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竣工资料归档整理规范

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整理规范

Collation specification


材料版块


【竣工资料归档整理规范】  

材料探秘

关键词:

#竣工资料#基本规定#


1 总则


■ 为统一公司竣工资料的验收标准,建立完整、准确、系统的竣工资料档案,特制定本规范。


■ 本规范原则上适用于公司范围内所有竣工资料的编制、验收及报送工作。


■ 竣工档案的编制除应符合本规范外,尚应符合国家现行有关标准的规定。


2 基本规定


■ 竣工资料必须真实地反映项目施工全过程,并应按工程项目程序进行收集、整理、编制,达到完整、准确、系统的要求。


■ 分公司应对竣工档案的数量、内容、质量、移交时间和逾期责任等提出明确要求。


■ 每个项目应提交一套纸质竣工档案于总公司归档,其中一级存档资料归放装饰本部资料室,存档资料为1-6册竣工资料,存档目录;


二级资料存档归各施工分公司负责,存放在各分公司资料室,存档资料为“内审归档资料”、“仓库归档资料”,“施工、竣工图”等,存档资料目录;


内审、仓库资料格式表单;此套竣工资料中归档的工程文件和图纸应使用原件,上述存档资料在工程完工后30日内必须按附件要求完整、有效移交至一级、二级平台存档。


■ 向一、二级平台归档的竣工资料,表式和装具必须符合本规范的规定,填写时应用黑色墨水书写或打印。


■ 提交竣工资料的同时要求应报送项目影像和电子档案资料:由一张光盘和冲洗好的10张彩色现场效果照片组成。


■ 项目影像电子档案资料应与相应的纸质资料同时归档。


■ 项目电子档案的存储载体应为一次性写入光盘。


■ 1-6册竣工资料目录:


  • 第一册:施工、技术管理文件目录




  • 第二册:工程质量控制记录、工程安全和功能检验资料目录







  • 第三册:工程质量验收记录目录(3-1)









  • 第三册:室内幕墙工程验收记录目录



  • 第三册  建筑电气工程验收记录目录




  • 第三册  建筑给水排水工程验收记录目录





  • 第三册  建筑给水排水工程验收记录目录







  • 第五册:安全/环保管理记录目录




  • 第六册:项目资金管理记录目录




■ 二级资料归档目录:


  • 一、内审归档资料



  • 二、仓库归档资料




  • 三、其他归档资料



3 竣工资料的质量


■ 基本要求:

  • 资料档案的内容及其深度必须符合国家和公司等方面标准的规定。

  • 资料档案的内容必须真实、准确、与项目工程实际相符合。


  • 资料档案应字迹清楚,符合耐久性要求,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。


  • 资料档案中文字材料幅面尺寸宜为A4幅面(297mm×210mm)。


  • 资料档案的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。用蓝晒图归档的竣工图应是新蓝图。


■ 资料档案的质量:

  • 资料文件中的工程名称应与中标通知书和施工合同中工程名称一致。


  • 资料文件中的单位(子单位)工程竣工验收记录应一式四份,并填写有效的综合验收结论等内容,盖章处统一应盖相关公司公章;建设单位(监理单位)应在盖章同时由各方授权代表或法定代表人签字确认;


    如没有盖章,应争取由建设单位(监理单位)的合同约定的现场代表签字确认;如工程没有监理单位,应争取让甲方在监理处盖章并签字。


  • 资料文件中的施工许可证、消防验收合格意见书、工程质量监督报告等文件应尽可能以原件归档,若提供原件有困难的,可为复印件,内容完整且与原件比列相同,并加盖原件保复印件必须清楚、存单位公章。


  • 资料文件中的材料报验:原材料出厂合格证书及检(试)验报告应为原件,且在有效期内(若是复印件,应加盖原件存放单位红章);材料报验有无漏项(漏项主要有GRG、焊条、玻璃(镜)、玻璃胶、AB胶、干挂件等小五金材料);复试报告须原件,若是复印件,应加盖原件存放单位红章。


  • 资料文件中的隐蔽工程验收记录:所有涉及到隐蔽工程,工序报验单与隐蔽验收单相对应,须附有隐蔽图纸说明;如需报奖,还要附影像资料;


  • 资料文件中的检验批:应按照国家规范及监理实际要求合理划分检验批,不能缺项、漏项。




■ 竣工验收记录

  • 验收结论只有“合格”或“不合格”;

  • 签字栏要有“合格’意见,相关人员签字,盖公章,有日期。



 工程概况



■ 施工现场工程管理检查记录


技术交底


 管理人员名单

若实际项目经理与中标通知书上不一致,则项目经理可作为项目副经理加来;

项目技术负责人必须具有中级工程师及以上职称;

若需报文明工地,则申报安全员必须与现场相符。



 开工报告:

开工报告应总监签字,盖监理公司公章.



■ 室内环境监测报告

需要挑选有资质(有认可章)的监测单位,否则在工程报奖中会有问题。

单位需是监测中心而不是有限公司,如果是监测报告在报奖时有可能被专家否定。



 竣工图的编制:

  • 项目部应在施工过程中发现设计文件和图纸有差错的应当及时提出意见和建议。所有设计变更必须经设计单位和建设单位签字盖章认可。


  • 竣工图的编制形式应符合下列规定:

    a、按图施工没有变动的,应在原施工图上加盖竣工图章后,作为竣工图。

    b、施工中有一般性变更的,宜重新绘制图纸。若在原施工图上加以修改补充的,应由依据经确认的变更文件及实际施工情况在原施工图上进行修改、补充并注明修改依据,加盖竣工图章后作为竣工图。

    c、工艺、平面布置等有其他重大改变,或不宜在原施工图上修改、补充的,应重新绘制改变后的图纸,并应在重新绘制的图纸上加盖竣工图章后作为竣工图。

    d、在一个工程内,不同内容及变更部位必须编制相应的竣工图。


  • 竣工图的修改、注记应符合下列规定:

    a、竣工图必须与工程实物相符合,所有变更内容都必须修改、注记到位(包括被修改部分的相关图纸),竣工图的修改、注记应符合制图规范,做到图形清晰和字迹工整,竣工图的修改、注记必须用黑色碳素墨水。

    b、文字和数字的修改,应采用杠改法,并应注明修改依据,修改依据应注明编号和日期。可参见图



    c、对于少量修改的图形,应采用叉改法,并应注明修改依据,修改依据应注明编号和日期。可参见图



    d、对于较多修改的图形,应采用圈改法,并应注明修改依据,修改依据应注明编号和日期。可参见图

  • 施工图重新绘制的,图纸的图签栏中应有变更记录栏,内容应包括序号、名称、内容及修改日期。

  • 作废图纸可不归档,利用原施工图目录归档时,必须在原施工图目录上进行标注,并注明依据。


■ 所有竣工图必须加盖竣工图章,竣工图章应使用不褪色的红色印泥盖印,加盖在蓝图右下角设计图签的上方或周围不压盖图形文字的地方;


并应由施工单位、编制人、技术负责人签字确认,应经监理单位审核,总监理工程师签字认可;施工图重新绘制的,在设计图图签栏中必须有原设计单位名称和设计人员的签字,图纸应符合设计单位施工图出图用章规定。


  • 竣工图章示例如下:


4 竣工资料的组卷

 必须按照竣工资料1-6册进行组卷,并保持卷内文件的有机联系,便于档案室管理和利用。


 一个工程由多个标段组成时,应分开组卷;

  • 文件的用纸规格宜为A4幅面(297mmX210mm),小于此规格的文件应进行托裱;

  • 托裱纸必须是白纸,单张托裱时文件材料的右边和底边必须与托裱纸的右边和底边贴齐,多张托裱时文件内容严禁相互覆盖;

  • 工程文件组卷厚度不宜超过40mm;

  • 组卷时应标明页号,正面应标在右下角,背面应标在左下角,空白页不应标页号。文件托裱的页号应标在原文件上;

  • 竣工图不应装订,应按A4幅面(297mm×210mm)的规格折叠,图面应朝里,图标应外露,页号应标在图面的右上角;

  • 卷内文件主体与附件不能分开,应遵循主体再前,附件在后的顺序排列。

  • 卷内文件均按有书写内容的页面编号,每卷单独编号,编号从“1”开始;

  • 页码的编制:单面书写的文件在右下角,双面书写的文件正面在右下角;背面在左下角折叠后的图纸一律在右下角;

  • 卷内目录填写准确,便于查找;

  • 封面:使用统一版本的案卷封面;

  • 档案盒规格统一为:黑色A4PP55mm档案盒;档案盒脊背标签采用公司统一版本;

  • 竣工资料应具备总目录、分册目录,条目清晰、页码准确。



 文件页码编写规范



 档案盒要求:

  • 规格为A4PP55mm黑色档案盒;脊背标签格式统一;



  • 竣工资料应具备总目录、分册目录,条目清晰、页码准确;



5 竣工资料限期管理规定

 竣工资料在工程竣工内检之日起,整理装订入册(2月内移交);资料齐全并经审核无误后归到资料室;如果资料不齐全的,须同时附上经相关领导签字同意后的“缺失资料报告” ;移交时同时填写《竣工资料审核移交单》,注明缺失资料补齐时间,并准时补齐资料。



 竣工资料缺失报告按照公司资料管理规定走报告流程:分公司总经理签字,项目经理签字,区域经理签字,报分公司核算副总签字、法务部签字、企划部、工管中心会签后,报告随竣工资料一同移交至资料室(须在竣工内检后2个月内办理完毕)。



6 竣工资料奖惩规定

 竣工资料自工程验收或交付之日起,一个月内移交工程管理中心;若两个月仍未归档的要有报告说明,相关领导审批后可适当延期;


延期累计二个月仍无法办理竣工验收证明书的项目,应由项目部及分公司组织专题会议,并形成处理方案(相应处理方案可参照附件资料办理)及行动项,待按处理方案办理完毕后再行报告说明;


若无报告说明,则该项目内网通报;若同一项目两次被通报,该项目部捐款1000元,且项目管辖的工程部经理捐款500元;若同一项目三次被通报,则给予该项目经理黄牌警告(黄牌警告参考红宝书中相应条款执行),且该项目管辖的工程部经理捐款5000元 。



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